Кадровый учет — создание и автоматизация процесса, связанного с трудовыми отношениями работодателя и персонала. Организация правильно рабочего процесса в коллективе и ведение кадрового учета — работа требующая глубоких знаний законодательства и высокой компетентности.

Что такое ведение кадрового учета
Формирование кадрового учета персонала присутствует в каждой организации, независимо от количества сотрудников и организационно-правовой формы. Правильно подобранные работники — это ключ к успешной работе всей компании, защите коллектива в целом, и устранению ошибок предприятия. 

Кадровый учет в организации состоит из двух блоков: наличие кадровых документов и юридическая консультация.
Каждая компания должна разработать документацию:

• Штатное расписание;
• График отпусков;
• Личные карточки сотрудников;
• Трудовые книжки;
• Трудовой распорядок;
• Заключенные трудовые договора;
• Заявления работников — отпуск, прием на работу, увольнение;
• Положение о защите данных сотрудников;
• Приказы;
• Больничные листы.

Кому необходимо
Любое предприятие проходит проверку кадрового учета:

1. Внеплановая — контроль всей кадровой документации, рассмотрение причин увольнений и жалоб каждого работника, проверка нарушений.
2. Плановая — проверка обязательного пакета документов, начиная с учета кадрового состава и заканчивая нормативными актами.

Стоит отметить, что существует распространённая ошибка, когда работник совмещает несколько обязанностей — бухгалтер, кадровик, секретарь. Это может быть вызвано кризисом и экономией организационного бюджета. Однако, такой сотрудник часто бывает не сведущ в кадровой специфике и может действовать по наитию или нахвататься поверхностных знаний в этой области. Это скорее навредит слаженной работе коллектива и внесет дисбаланс в работе. Также, это навредит руководству компании и может повлечь за собой лишние расходы и штрафы со стороны проверки.

Какие проблемы решает
У компании могут возникнуть сложности с отсутствием кадровых документов: споры с сотрудниками, наложение административной ответственности, нарушение отчетности.
Делопроизводство отвечает на следующие вопросы:

• Сколько сотрудников работает во всех подразделениях компании?
• Какое образование у каждого работника?
• Есть ли категории по специальностям?
• Имеется ли совмещение должностей?
• Какой опыт работы у каждого сотрудника?
• Какова текучесть персонала? В чем причины?
• Уровень заработной оплаты? Когда в последний раз она повышалась?
• Проходит ли рабочий персонал курсы по повышению квалификации/стажировки?
• Как долго работник отсутствует на рабочем месте? Причины?

Преимущества кадрового аутсорсинга
Четыре причины, по которым стоит заказать автоматизацию кадрового учета в нашей компании:

1. Решается проблема нехватки рабочего времени;
2. Ускоряется процесс однотипных, рутинных задач;
3. Накапливание информации о сотрудниках, которую легче будет вывести в отчет;
4. Улучшит знания в области софта — компьютерных программ для оптимизации рабочих процессов.